E-Mutabakat, cari hesapların veya Ba-Bs bildirimlerinin posta, faks, telefon yerine elektronik ortamda alıcı ve satıcı firmaların muhasebe servisleri tarafından karşılaştırılmasına ve onaylanmasına verilen isimdir. TTK Kanunu kapsamına göre yapılan mutabakatın açıklaması şu şekildedir.
Ticari teammül ya da sözleşme gereğince belirli hesaplar kapatılarak borç alacak kalemleri belirlenir. Hesap devreleri ticari teammül ya da sözleşme olmadığı taktirde her yıl takvim sonunda taraflarca hesabın kapanış günü olarak kabul edilir. Saptanan tutara göre hesap cetvelini alan taraf tutara itiraz etmediği zaman bakiyeyi onaylayıp kabul etmiş olur. En fazla kullanılan mutabakat BA/BS Mutabakatı ve Cari Hesap Mutabakatı kullanılmaktadır.
E-Mutabakat Nasıl Kullanılır?
Öncelikle sistem üzerinden göndermek istenilen mutabakat seçeneğini seçilmelidir. Ardından cari listenize açıklama bilgilerini girerek e-mutabakat göndermek istediğiniz firmaları ve şahısları seçilmelidir. Ayrıca farklı bir form tasarımı ya da mail kullanmak istediğiniz zaman yükleyerek kullanabilirsiniz. Gönderim yapacağınız kişileri excel üzerinden kopyala yapıştır özelliği kullanılarak kolayca aktarımı yapılabilmektedir.
E-mutabakat yapmak istediğiniz kişileri ve firmaları seçerek geçerli olan tarihi girilmelidir. Böylece, kayıt edilen mutabakat formlarını istenildiği zaman görüntülenebilmektedir. E-mutabakat formu türüne göre yetkilendirilmeye olanak tanımaktadır. Örneğin cari hesap formunu farklı bir departman üzerindeki BA/BS formunu başka bildirimlere göndermek üzere tasarlamanızı sağlar.
Cari Hesap Mutabakatı Nedir?
Cari hesap mutabakatı şirketlerin karşılıklı olarak mal veya hizmet alım satımlarında oluşacak olan bakiyeyi takip etmek amaçlı yapılmaktadır. Şirketler karşılıklı olarak mutabık kaldıkları cari hesap formunu kaşe ve imzalı olarak birbirlerine göndermektedir. Bu sayede, formlar ile ürün ve malım alı satım işlemleri gerçekleştirilir. Böylece formlar üzerinde yapılan işlemlerle hesaplarda karşılıklı olarak mutabakat sağlanmış olur.
Cari hesap mutabakat formu hazırlama için Excel kullanılır. Excel programında hazırlanan formu aynı zamanda faks, telefon ya da e posta üzerinden gönderebilirsiniz. Fakat bu gibi işlemlerle hata yapma riski daha yüksektir. Zaman kaybettiren bir işlem oluşmasına yol açmaktadır. Dolayısıyla, yapılan işlemleri elektronik ortam üzerine taşımak zaman kaybını ortadan kaldırmaktadır. Ayrıca hata yapma olasılığını en aza indirmektedir. Bu sebepten dolayı bir entegratör firma ile çalışmaya başlayarak otomatik mütabakatlar sağlanabilmektedir.
BA/BS Mutabakatı Nedir?
BA/BS mutabakatı mükellefler vergi dairesine BA/BS veri formlarını göndermeden önce müşterileri ve karşı tarafla mutabakat yapmalarına denir. Gelir Dairesi Başkanlığı’nın önemli bir parçasıdır. Maliye Bakanlığı’na bağlıdır. BA kısaltması 5 Bin TL üzerin yapılan alımlar, BS kısaltmasının ise 5 Bin TL üzeri satışlar anlamına gelir. Hizmet veya mal satışları bildirimlerinde kullanılan bir formdur.
Bu formlar her ay düzenli olarak bilanço esasına göre defter tutan ticari işletmelerin veya tüzel kişiliklerin ayın 30’una kadar bildirilmek zorunda olduğu resmi bir form türüdür. Malın alış ve alış iadesi, demir başlar, satış ve satış iadesi, fatura edilmiş belgeler ve giderlerin tamamını kapsamaktadır. Bu belgeler K.D.V hariç olarak 5000 TL’yi geçen fatura adetleri ve fatura toplamları bildirilmelidir.
01.07.2021 tarihinden itibaren ise elektronik ortamda düzenlenen faturalar Ba-Bs bildirimlerine konu olmayacağından dolayı 5 Bin TL’yi geçen elektronik olarak düzenlen hem alım hem de satım faturaları Ba-Bs formlarında bildirilmeyecektir. Ancak kağıt ortamında düzenlenen faturalar, Gider pusulaları, ödenen kiralar, yurtdışına yapılan ödemeleri vb. benzeri sınırları geçen makbuzlar, faturalar veya evraklar Ba-Bs formlarında beyan edilmek zorundadırlar.
E-Mutabakat Yönetimini Kimler Kullanabilir?
Ülkemizde 20 yıldır sunulan tescilli elektronik mutabakat hizmetini sunan EDM Bilişim Yetkililerine göre; E-mutabakat yönetimini kullanmak için, BA/BA form beyanlarını, Cari hesap mutabakatlarını dijital ortamda kullanmak isteyen bütün firmalar ve şirketler kullanabilmektedir. Bunun için yalnızca bilanço esasına göre defter tutmak yeterlidir. Tedarikçiler, bayiler, iş ortakları çok olan şirketler ve partnerler, arşivleme, zamandan tasarruf etmek isteyenler kullanabilir. Aynı zamanda, para tasarrufu yapmak isteyenler ile maliyetini düşürmek isteyen bütün firmalar e-mutabakat yönetimini kullanabilir.
E-Mutabakatın Yararları Nelerdir?
Firma ve çalışanlara e-mutabakat üzerinden işlem yaparken kağıt israfını ortadan kaldırmaktadır. Telefon görüşmeler, faks çıktıları, arşivleme, kargo gönderimi gibi bütün operasyonel işlemlerini yapmanızı sağlamaktadır. E-mutabakatın yararları arasında bulunanları şu şekilde sıralamak mümkündür.
· E-mutabakat uygulaması ile muhasebe verileriniz daha tutarlı olacaktır.
· Firmaların verimlilik sağlayarak zamandan tasarruf etmesini sağlar.
· Mutabakat sayıları ile mail gönderilerinin sınırı yoktur.
· Takiplerin tamamı elektronik ortamda yapıldığından hataların önüne geçilmiş olur.
· Yapılan bütün işlemler elektronik ortamda yapıldığı için kağıt masrafı ile dosya masrafı olmaz.
· Mutabakatlar gönderim ve sonuçlanma süreçlerinde tek platform üzerinden takip edilebilir. Dolayısıyla, platform üzerinde iletişim kalitesi yüksektir.
· Ekstreler arası farklar otomatik gösterildiğinden zaman kaybı %100 biter.
